Un accompagnement de proximité à chaque étape de votre démarche
Nous vous proposons trois prestations d’accompagnement à la mise en œuvre de votre conformité au RGPD. Ces prestations peuvent être déployer de manière indépendante ou se combiner. Avant d’entamer la démarche de conformité, il conviendra de l’introduire auprès du Comité de direction et des acteurs de l’entreprise.
Revue de conformité : Évaluation et recensement
Cette première phase se décline en deux étapes :
1 – Mesurer les écarts
La première étape consiste à mesurer les écarts entre les pratiques internes et les exigences de la règlementation ; afin de définir les objectifs, les références et matériaux (cadres et modèles appropriés) ainsi que les processus nécessaires à la mise en conformité.
Une étude du niveau de risque de chaque traitement de données à caractère personnel sera réalisé en parallèle afin d’identifier les activités de traitement « à risque ».
2 – Recenser données et traitements
Il s’agira ici de dresser la cartographie des traitement de l’organisme en recensant l’ensemble des traitements de données à caractère personnel réalisés dans les différents services : Quelles données ? Traitées par qui ? Conservées combien de temps ? Transmis à qui ? Protégées comment ?
Il s’avère indispensable de mettre en place une organisation interne pour le pilotage de la conformité. A ce titre, nous vous accompagnons dans le et la formation choix du DPO interne ou d’un Référent RGPD et des relais (le cas échéant).
Accompagnement à la mise en conformité
Cette prestation couvre la seconde phase de la démarche et se déroule également en deux étapes :
1 – Élaborer un plan de mise en conformité et déployer les actions correctives
Nous assistons votre DPO/Référent RGPD dans le déploiement du plan de mise en conformité élaborer à partir des recommandations de la Revue Initiale sur les problématiques suivantes :
- Mise en œuvre de procédures internes et moyens adaptés pour garantir la licéité des traitements, la sécurité des données à caractère personnel et le respect des droits des personnes concernées ;
- Documentation de la Conformité (principe d’Accountability) ;
- Analyses d’impact sur la protection des données pour les traitements à risques
- Encadrement des relations contractuelles et des transferts hors UE
- Sensibilisation des collaborateurs
2 – Maintenir un niveau de conformité satisfaisant
Une fois qu’un niveau de conformité satisfaisant aura été atteint, il est indispensable de le maintenir. Nous vous proposons ainsi une Assistance continue comprenant entre autre :
- Assistance mail
- Contrôle de la documentation relative à la protection des données
- Accompagnement projet impliquant des traitements de données personnelles
- Sensibilisation des collaborateurs
- Mise à disposition de notre solution de pilotage
- Veille informationnelle et juridique
- Continuité d’activité
Pour en savoir plus sur le DPO, consulter cet article de la CNIL.
Externalisation de la fonction DPO
A l’issue de la revue de conformité, l’intervention du DPO externe se décline en 2 phase :
La mise en conformité
Cette phase débute par la mise en place d’un réseau composé d’un référent Interne et de ses relais qui seront les interlocuteurs privilégiés du DPO pour remonter des informations vers lui et relayer ses informations et recommandations auprès des équipes.
Ensuite vient le déploiement et le suivi du plan de mise en conformité avec l’accompagnement des équipes pour la mise en œuvre des mesures de protection des données personnelles.
Lorsqu’un niveau de conformité satisfaisant est atteint, nous assurons son maintien,, notamment par la mise à jour de la base documentaire et des Registres obligatoires ainsi que des contrôles ponctuels.
Nous assurons ainsi la conformité de votre organisation en qualité de DPO externe, à l’aide de notre solution de gestion sécurisée et intuitive. Un outil qui permet d’impliquer les services concernés et d’assurer un pilotage efficace de la conformité en toute transparence.
Retrouvez les bénéfices liés à la désignation d’un DPO externe en lisant notre article Opter pour un DPO externe.